Chắc hẳn cụm từ Horenso không xa lạ gì với tất cả chúng ta – những nhân viên đã và đang công tác tại các công ty làm thị trường Nhật Bản, ở bất cứ đâu trên thế giới.

Mặc dù đây là quy tắc vô cùng quen thuộc, nhưng tôi tin rằng không phải ai cũng có thể nằm lòng Horenso là gì, các cách thực hiện Horenso, cũng như Horenso có ý nghĩa như thế nào trong công việc hàng ngày.

Tôi muốn kể cho các bạn nghe về trải nghiệm  của tôi về Horenso trong quá trình tôi làm việc tại môi trường công ty Nhật, hi vọng qua đó các bạn có thể tham khảo được điều gì đó cho riêng mình. Các bạn hãy đón đọc đến cuối nhé!

Tôi xin phép được chia bài viết của mình thành 3 phần chính, mỗi phần sẽ được tôi ví như một nhà ga trong chuyến hành trình tìm hiểu về quy tắc này. Nội dung 3 phần như sau:

Nhà ga số 1: Horenso nghĩa là gì?

HORENSO là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật. Ho-ren-so (報連相）là viết tắt chữ cái đầu tiên của 3 từ và ý nghĩa của mỗi từ như sau.

HOKOKU (報告）: Báo cáo
HOKOKU có nghĩa là báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay kết quả công việc.

RENRAKU（連絡）: Liên lạc
RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ về kế hoạch và các thông tin liên quan đến công việc cho cấp trên và các bộ phận liên quan.

SODAN（相談）: Thảo luận
SODAN là sự bàn bạc, thảo luận với các bên liên quan khi có sự cố, câu hỏi hoặc những vấn đề chưa rõ ràng để nhận được lời khuyên và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất.

Nhà ga số 2: Câu chuyện về Horenso và cách tôi áp dụng nó trong công việc

Câu chuyện về Horenso

Rời xa những lý thuyết thô cứng bên trên một chút, tôi có một câu chuyện thực tế của bản thân về Horenso muốn kể cho các bạn nghe đây.

Tôi tốt nghiệp khoa Nhật trường Đại học Ngoại Ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội từ tháng 10 năm 2019. Khi chuẩn bị ra trường vào cuối năm 4, tôi đã trở thành thực tập sinh cho một tập đoàn sản xuất lớn của Nhật. Trong suốt quá trình hơn 2 năm nắm giữ vị trí phiên dịch ở công ty này, tôi đã chứng kiến rất nhiều câu chuyện cả vui lẫn buồn liên quan đến Horenso của những đồng nghiệp khác.

Nói là “chứng kiến” bởi bản thân tôi lúc đó chưa có trải nghiệm đáng nhớ nào liên quan đến quy tắc này. Hơn nữa vào thời điểm đó, mặc dù trong đầu tôi đã có đủ nhận thức về ý nghĩa của Horenso, nhưng để vận dụng nhuần nhuyễn vào công việc hàng ngày vẫn là một câu chuyện bỏ ngỏ mà tôi chưa viết thêm được.

Vì vậy, để thực sự trải nghiệm về Horenso nói riêng cũng như những quy tắc hữu dụng khác khi làm việc nói chung, tôi đã từ bỏ việc đóng vai một người chỉ đứng ngoài quan sát để đi tìm kiếm một môi trường mới có thể giúp tôi trở thành vai chính và viết tiếp câu chuyện của mình. 

“Cầu được ước thấy” hay như tác giả Paulo Coelho từng viết trong cuốn sách kinh điển “Nhà giả kim”: “Khi bạn khao khát một điều gì đó, cả vũ trụ sẽ hợp lực giúp bạn đạt được điều đó”. Tôi đã tìm được GCode vào tháng 7 năm 2021 và khoảng 3 tháng sau đó tôi đã có trải nghiệm khắc cốt ghi tâm đầu tiên của bản thân mình. Trải nghiệm này cũng hết sức ngẫu nhiên có liên quan mật thiết đến Horenso!

Nhớ hôm đó tôi nhận được yêu cầu dịch và chỉnh sửa tài liệu từ team tại Nhật. Sau đó tôi đã vội bắt tay vào làm khi còn nhiều nội dung chưa hiểu rõ hoặc có thể hiểu sai. Tôi đã dồn hết sức hoàn thành công việc bằng suy nghĩ chủ quan của mình mà không xác nhận nội dung làm cũng như báo cáo tiến độ cho team.

Kết quả là tôi đã tạo ra một tài liệu sai so với yêu cầu được đề ra. Khi team Nhật nhận được tài liệu này đã phản hồi ngay lại tôi. Vào khoảnh khắc đó tôi đã lần tiên hiểu được trách nhiệm của bản thân và tầm quan trọng của công việc mình được giao. Bởi đây là tài liệu cần gửi cho khách hàng nên mọi sai sót sẽ không những làm ảnh hưởng đến uy tín mà còn đến cả lợi nhuận của công ty.

Cách tôi áp dụng vào công việc như thế nào?

Sau lần vấp ngã đó, tôi đã cải thiện bản thân bằng chuỗi hành động như dưới đây.

Khi phát sinh những vấn đề tôi chưa hiểu lúc tiếp nhận công việc, tôi sẽ ngay lập tức liên lạc để đặt câu hỏi và nhận lời giải đáp từ đồng nghiệp. Đây chính là áp dụng “Thảo luận”

Khi bắt tay vào làm tôi sẽ tiến hành làm thử một phần nội dung trước sau đó xác nhận lại nội dung tôi làm đã đúng hay chưa rồi mới bắt tay làm tiếp. Đây là áp dụng “Liên lạc”

Tôi luôn thực hiện báo cáo định kỳ vào cuối ngày để team nắm được tôi đã hoàn thành công việc đến đâu. Đây chính là áp dụng “Báo cáo”.

Sau nhiều lần áp dụng chu kỳ này lặp đi lặp lại, tôi đã biến quy tắc này trở thành thói quen từ lúc nào không hay. Khi ấy công việc được hoàn thành với chất lượng tốt hơn và không gây bất cứ áp lực nào cho những đồng nghiệp đi trước của tôi.

Tôi cũng được họ nhìn nhận và đánh giá cao hơn trước, từ ấy tôi cũng nhận được mức lương cao hơn so với thời điểm bỡ ngỡ ban đầu bước chân vào GCode. Giờ đây công ty đã phát triển hơn và gia tăng số lượng nhân sự nên tôi còn có cơ hội để hướng dẫn cho đồng nghiệp mới về ý nghĩa của Horenso trong công việc thường ngày.

Nhà ga số 3: Ý nghĩa của việc áp dụng Horenso trong công việc hàng ngày

Qua câu chuyện bên trên, hẳn các bạn đã hiểu được Horenso có ý nghĩa như thế nào trong công việc rồi chứ? Để nói về lợi ích của Horenso tôi xin được liệt kê 4 gạch đầu dòng về mặt lý thuyết như sau.

Gia tăng hiệu suất làm việc, đẩy nhanh tốc độ giải quyết vấn đề phát sinh, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra của các thành viên.

Khi nắm bắt được đúng và đầy đủ thông tin, các thành viên có thể tự tin hoàn thành tốt phần việc mình được giao, từ đó hiệu suất công việc sẽ tăng lên và sản phẩm làm ra cũng đúng với kỳ vọng ban đầu, thậm chí còn có chất lượng vượt trên mong đợi. Khi có vấn đề phát sinh, toàn bộ thành viên sẽ nắm được vấn đề ngay để cùng nhau đưa ra phương án giải quyết. 

Giảm lỗi không đáng có trong công việc cần có sự phối hợp giữa nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận có liên quan.

Khi có vấn đề phát sinh, toàn bộ những bên liên quan lúc đó sẽ biết được vấn đề này và tránh lặp lại nó trong quá trình làm việc. Việc xác nhận định kỳ về thành quả làm được cũng có vai trò lớn trong việc giảm lỗi không đáng có.

Giúp cấp trên dễ dàng nắm bắt và quản lý tình hình xử lý công việc của các bộ phận

Cấp trên là người điều phối guồng quay làm việc của tất cả các bên liên quan, chính vì vậy việc báo cáo để cấp trên nắm được tiến độ và tình hình làm việc là vô cùng quan trọng. Điều này giúp cấp trên hiểu rõ về hiện trạng công việc để đưa ra giải pháp và lời khuyên giúp công việc hoàn thành đúng tiến độ với chất lượng tốt nhất.

Gia tăng cơ hội giao tiếp giữa các đồng nghiệp để đẩy mạnh tinh thần làm việc nhóm, giúp hoàn thành công việc một cách suôn sẻ hơn.

Horenso là quy tắc làm việc nhóm, chính vì vậy việc áp dụng quy tắc này sẽ giúp các thành viên có liên quan gắn kết với nhau hơn. Việc hiểu đúng ý tưởng cũng như suy nghĩ của nhau sẽ giúp không khí làm việc vui vẻ thoải mái và tinh thần đoàn kết từ đó cũng đi lên.

Như vậy các bạn đã đi cùng tôi qua nhà ga cuối cùng của chuyến hành trình tìm hiểu về Horenso rồi đấy.

Horenso là quy tắc đơn giản nhưng để áp dụng thành thục nó, tôi nghĩ ai cũng cần trang bị cho mình kiến thức cơ bản nhất về lý thuyết và quan trọng hơn thế nữa là tìm được cơ hội để áp dụng nó trong công việc thường ngày.

Từ đó, chúng ta có thể hoàn thành tốt công việc được giao và trưởng thành hơn từng ngày, góp phần tạo nên giá trị thương hiệu làm việc của chính bản thân cũng như tạo ra giá trị bền vững cho công ty, cho khách hàng. Các bạn có muốn cùng tôi trang bị nhiều hơn những vũ khí tuyệt vời trong công việc như Horenso chứ? Nếu có thì hãy chờ đón những bài viết tiếp theo của tôi ở chuyên mục này nhé!

Xin cảm ơn và hẹn gặp lại!
Công ty TNHH Giải pháp công nghệ GCode
Địa chỉ: số 45 ngõ 196 Hồ Tùng Mậu, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
SDT: +84-914-999-668 (08:00 – 17:00)
Email: info@gcode.jp
Facebook: GCode Solutions Co.,LTD
Linkedin: GCode Solutions Co.,LTD