Khi truyền đạt một vấn đề nào đó, bạn có bao giờ nhận được phản ứng của người nghe rằng họ không hiểu vấn đề bạn đang nói tới là gì không? Hoặc ngược lại, ví dụ bạn đóng vai người nghe và phải tiếp nhận một khối lượng thông tin lớn nhưng sau đó bị rối dẫn tới không thể tóm tắt được các ý chính của vấn đề? Nếu bạn gặp trở ngại trong việc truyền đạt và thu nhận thông tin như hai trường hợp tôi mới liệt kê thì đừng quá lo lắng.

Ở bài viết này tôi sẽ mang đến cho các bạn một công cụ tuyệt vời để cải thiện vấn đề trên bởi đây là một công cụ thực sự tuyệt vời có thể được áp dụng ở vô số những khía cạnh khác nhau trong công việc nói riêng và cuộc sống của bạn nói chung. Công cụ này có tên là Nguyên tắc 5W1H.

5W1H là gì?

5W1H (hay còn gọi là 5Ws), là những câu hỏi mà câu trả lời được coi là cơ bản trong việc thu thập thông tin hoặc giải quyết vấn đề. (Theo wikipedia)

Những câu hỏi này bao gồm:

5W

What (Cái gì)

Where (Ở đâu)

When (Khi nào)

Why (Vì sao)

Who (Ai)

1H

How (Làm thế nào)

5W1H có ý nghĩa như thế nào?

Ý nghĩa của từng câu hỏi

WHAT (Cái gì)

Ví dụ cho câu hỏi What được triển khai cho vấn đề được đặt ra như sau:

• Đó là cái gì?
• Vấn đề được nói tới là gì?
• Ý nhỏ trong nội dung này là gì?
• Việc cần làm là những việc gì?
• …

Câu trả lời cho câu hỏi này giúp làm sáng tỏ hơn về định nghĩa của mọi nội dung trong vấn đề. Khi đó chúng ta sẽ định hình được sản phẩm hướng tới, công việc hoặc concept. Điều này sẽ giúp tiến trình đi đúng hướng và mở ra nhiều ý tưởng hơn để sáng tạo trong quá trình hoàn thiện sản phẩm.

WHERE (Ở đâu)

Câu hỏi này đề cập đến địa điểm, nơi thực hiện vấn đề.

• Sẽ thực hiện vấn đề này tại đâu?
• Thực hiện trên nền tảng nào?
• Sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được bán ở đâu?
• Bài viết sau khi xong sẽ được đăng lên chỗ nào?
• …

“Where” giúp xác định được phạm vi địa điểm diễn ra hoạt động. Ngoài ra còn làm sáng tỏ thông tin nền tảng nào sẽ là nơi diễn ra cuộc trao đổi và họp mặt. Nắm được cụ thể các thông tin này sẽ hoàn thiện về hình dung sản phẩm một cách sinh động và thực tế hơn.

WHEN (Khi nào)

• Khi nào bắt đầu thực hiện yêu cầu?
• Deadline hoàn tất yêu cầu là bao giờ?
• Khi nào có thể public sản phẩm hoặc bài viết?
• Thời điểm nào thực hiện yêu cầu sẽ đạt được hiệu quả cao nhất?
• Khi nào cần nộp bản phác thảo?
• …

Nếu “Where” giúp bạn hiểu được không gian thì “When” sẽ dẫn bạn tới những mốc thời gian cần phải được làm sáng tỏ trong quá trình thực hiện yêu cầu. Trong một kế hoạch không thể không nhắc đến thời gian, vì vậy xác định thời gian để bám sát theo kế hoạch sẽ giúp đảm bảo tiến độ đầu ra đúng hạn.

WHY (Vì sao)

• Vì sao phải phát triển sản phẩm này?
• Vì sao nên làm bằng cách này mà không phải bằng cách khác?
• Vì sao lại để xảy ra lỗi?
• …

Câu hỏi này giúp chúng ta hiểu được lý do vì sao phải thực hiện vấn đề. Những câu hỏi vì sao luôn là khởi nguyên để chúng ta đi tìm nguyên nhân vấn đề và mục đích của mọi công việc cần làm. Không nắm rõ được ý nghĩa và giá trị của công việc cũng giống như đang đi trên một con đường mà không biết đích tới là đâu.

Điều đó sẽ khiến chúng ta dễ đi sai hướng. Một khi đã nhận thức được mục đích công việc mình làm, bản thân sẽ cảm thấy có động lực và trách nhiệm hơn khi thực hiện công việc. Hơn nữa trả lời câu hỏi này còn đóng một vai trò quan trọng trong việc tìm hiểu nguyên nhân khi có sự cố để tránh lặp lại trong tương lai.

WHO (Ai)

• Trong dự án này có những người nào liên quan?
• Ai là người thực hiện việc này?
• Đối tượng đọc bài viết và sử dụng sản phẩm là ai?
• Ai sẽ đứng ra chịu trách nhiệm nếu có vấn đề xảy ra?
• …

Chủ thể, đối tượng liên quan thực hiện hành động là điều gần như quan trọng nhất trong mọi vấn đề. Ngoài ra nếu có được đáp án cho câu hỏi ai là người sử dụng sản phẩm sẽ giúp ích rất nhiều trong việc phân tích thông tin và tạo ra sản phẩm phù hợp, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.

HOW (Làm thế nào)

Phương pháp và cách thức thực hiện là những điểm cần làm rõ cho câu hỏi này.

• Tạo ra sản phẩm bằng cách nào?
• Giải quyết vấn đề này như thế nào?
• Cần cải tiến vấn đề này như thế nào?
• Cách thức thực hiện dịch văn bản này ra sao? 
• Cách tạo ra bài viết này bao gồm những bước nào?
• …

Trong quá trình trả lời câu hỏi này chúng ta có thể đưa ra nhiều những phương pháp thực hiện khác nhau để so sánh và tìm ra phương án giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức mà đem lại hiệu quả tốt nhất. Sau đó sẽ lập quy trình, chuẩn hóa bước làm và thực hiện cải tiến (nếu cần) trong tương lai.

Bạn sẽ đạt được điều gì nếu vận dụng 5W1H trong công việc cũng như trong cuộc sống?

5W1H đã được áp dụng rất nhiều trong các lĩnh vực như viết content, marketing, SEO… và nó đã chứng tỏ được lợi ích to lớn mà nó mang lại. Nếu ví 5W1H là một công thức, tôi nghĩ nó sẽ áp dụng được cho mọi bài toán yêu cầu cần truyền đạt và tiếp nhận thông tin. Chỉ cần viết ra 6 gạch đầu dòng và điền vào chỗ trống là bạn có thể nắm được mọi thông tin cần thiết trước khi bắt tay vào thực hiện bất cứ vấn đề nào từ việc điều tra nguyên nhân đến giải quyết vấn đề.

• 5W1H là công cụ vô cùng hữu hiệu khi bạn muốn điều tra nguyên nhân nếu xảy vấn đề để tìm ra hướng giải quyết và đưa ra cải tiến sau này.

• Khi bạn tư duy một điều gì đó và muốn truyền đạt đầy đủ thông tin cho người khác hiểu thì không gì mang lại hiệu quả chính xác, đầy đủ và khoa học bằng 5W1H. Ví dụ cụ thể cho việc truyền đạt thông tin là khi thuyết trình, viết biên bản cuộc họp, hoặc trao đổi trực tiếp với khách hàng, đồng nghiệp…v.v
• Đối việc việc nắm bắt thông tin khi bạn đóng vai người tiếp nhận, vận dụng 5W1H sẽ giúp bạn hiểu toàn cảnh vấn đề và nhớ được thông tin lâu hơn. Nhờ việc hiểu rõ logic của vấn đề bạn có thể đưa ra hướng giải quyết một cách mạch lạc, rõ ràng, hiệu quả nhất. Ví dụ như trong việc học tập (mách nhỏ với bạn rằng vẽ ra sơ đồ tư duy 5W1H sẽ rất hiệu quả đối với một số môn xã hội như lịch sử và văn học đấy!); hoặc khi bạn được giao việc trong công ty (nếu trong thực tế bạn cảm thấy thông tin là chưa đủ, bạn cần trao đổi liên lạc thêm để tránh hiểu nhầm ý và mất thời gian chỉnh sửa sau này).

Tôi đã vận dụng 5W1H trong công việc thực tế ra sao?

Sau khi được giao nhiệm vụ viết blog đăng lên trang homepage của công ty, tôi đã vận dụng 5W1H để làm rõ nội dung công việc bằng một số câu hỏi cụ thể như sau.

WHAT (Cái gì)

Blog tiếng Nhật cần cung cấp nội dung và thông tin gì?

Chủ đề nào nên được viết?

Bài viết cần mang màu sắc gì? Chia sẻ trải nghiệm bản thân nhiều hay cung cấp thông tin nhiều hơn?

WHERE (Ở đâu)

Bài blog sẽ được đăng lên những đâu?

Sẽ thực hiện viết ở công cụ nào?

Viết xong cần nộp lên folder nào?

WHEN (Khi nào)

Khi nào triển khai công việc này?

Khi nào blog cần nộp blog lên trên?

Khi nào blog được duyệt?

Sau khi hoàn thành thì khi nào blog được đăng?

Tần suất đăng bài?

WHY (Vì sao)

Vì sao cần phải viết blog đăng lên homepage và SNS của công ty?

Vì sao cần phải viết về chủ đề này mà không phải chủ đề khác?

Vì sao nội dung bài viết cần có cấu trúc như vậy?

Vì sao cần phải viết bài và đăng với tần suất như vậy?

WHO (Ai)

Những người nào liên quan đến công việc lần này (Ai là người phê duyệt bài viết, ai là người chỉnh ảnh trong bài viết, ai là người lên kế hoạch cho team đăng bài, ai đăng bài lên homepage và lên SNS…)

Đối tượng đọc bài viết này là ai?

HOW (Làm thế nào?)

• Bài viết cần có cấu trúc như nào?
• Làm thế nào để thu hút được người đọc?
• Khi nộp bài lên folder cần làm như thế nào?
• Cần tìm hiểu về chủ đề này như thế nào?

Càng đưa ra được nhiều câu hỏi thì vấn đề càng trở nên tỏ tường và giúp tôi có đầy đủ thông tin để tự tin hoàn thành bài viết của mình. Do đó, các sản phẩm của tôi không quá lệch yêu cầu ban đầu và mất rất ít thời gian chỉnh sửa trước khi được đăng chính thức.

Cần làm gì để rèn luyện 5W1H và lời khuyên

Tôi nghĩ rằng Nguyên tắc 5W1H có liên quan mật thiết đến Tư duy phản biện hay tiếng anh còn gọi là Critical thinking. Bản thân tôi nhận thấy một thực trạng khá phổ biến ở người Việt Nam chúng ta đó là khi dung nạp thông tin chúng ta có xu hướng chỉ đi xuôi theo chiều nghe mà không phản ứng lại các thông tin đó.

Tôi nghĩ nguyên nhân sinh ra thói quen này là do phương pháp giáo dục trên trường học của Việt Nam có nhiều điểm chưa thực sự phù hợp để hình thành tư duy phản biện cho học sinh. Khi còn đi học chúng ta chỉ chăm chăm nghe giảng và ghi chép mà không thực sự đặt nhiều câu hỏi và đưa ra ý kiến cá nhân của mình.

Lâu dần não bộ chúng ta sẽ sinh ra “chấp nhận dễ dàng” với mọi thông tin xung quanh mà không có đầu ra ngay tức thì. Vì vậy khi đi làm điều này biến thành trở ngại lớn khiến tư duy chúng ta kém nhạy bén và sản phẩm chúng ta làm ra thường không đạt như mong muốn. Hiểu được nguyên nhân dẫn đến việc này tôi đã thử đưa ra một số bước để rèn luyện nguyên tắc 5W1H

• Trước tiên chúng ta cần tập cho não bộ sinh ra phản ứng tức thì khi phát sinh các vấn đề. 
• Sau đó xác định mục đích của việc dùng 5W1H. Bạn sẽ vận dụng 5W1H để truyền đạt lại thông tin hay làm sáng tỏ thông tin, hay đơn giản chỉ đánh giá các mặt đúng sai của vấn đề? 
• Khi quyết định được mục đích sẽ giúp chúng ta đặt ra hệ thống câu hỏi đầy đủ, chính xác và đúng trọng tâm hơn.

Tuy nhiên để sử dụng 5W1H một cách thực sự hiệu quả tôi nghĩ rằng cần lưu ý một số vấn đề như:

• Cần đặt đúng câu hỏi, đúng trọng tâm để tránh gây mất quá nhiều thời gian cho việc xác nhận thông tin
• Nếu đứng ở vai trò người giải thích nội dung, bạn nên suy nghĩ nên bắt đầu vấn đề từ câu hỏi nào thì người nghe sẽ cảm thấy dễ hiểu hơn. Thứ tự đặt câu hỏi trong 5W1H là không cố định, vì vậy bạn nên linh hoạt thay đổi để phù hợp với nội dung vấn đề và đối tượng tiếp nhận thông tin.

Như vậy tôi đã liệt kê ra những kiến thức và 5W1H và những thông tin thực tế mà tôi nghĩ rằng các bạn có thể tham khảo được. Cũng như những quy tắc làm việc khác, 5W1H là công cụ tuyệt vời, nó không chỉ mở rộng tư duy, giúp xác định trọng tâm vấn đề mà còn nâng cao khả năng diễn đạt cho người biết cách để vận dụng nó vào trong công việc và trong cuộc sống.

Ở GCode chúng tôi cũng đang truyền tai nhau về công cụ này với nhau để mài giũa tư duy, từ đó góp phần gia tăng hiệu quả làm việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra hơn nữa. Tôi nghĩ rằng để thành thạo 5W1H hẳn cần khá nhiều thời gian.

Tuy nhiên chỉ cần chúng ta hiểu rõ những thông tin cơ bản, cách thức thực hiện và hiệu quả của nó và bắt tay vào thử áp dụng vào thực tế, tôi tin rằng chúng ta sẽ vượt qua được rào cản và biến 5W1H thành vũ khí chiến đấu sắc bén trong sự nghiệp học tập và làm việc của bản thân mình.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đón đọc tới đây. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn ở số tiếp theo!

Công ty TNHH Giải pháp công nghệ GCode
Địa chỉ: số 45 ngõ 196 Hồ Tùng Mậu, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
SDT: +84-914-999-668 (08:00 – 17:00)
Email: info@gcode.jp
Facebook: GCode Solutions Co.,LTD
Linkedin: GCode Solutions Co.,LTD