Chào các bạn, tôi là Uyên, thành viên nhóm Truyền thông của GCode đây! Các bạn khỏe chứ? Chắc hẳn những bạn ở miền Bắc giống tôi cũng đã cảm nhận được sự thay đổi của thời tiết vào tháng 6 như hiện tại nhỉ?

Hà Nội đã thực sự bước vào hè nên đón vô số những cơn mưa rào bất chợt, và không thể thiếu đặc sản là cái nóng oi bức cùng với tiếng ve kêu vang rền khắp các dãy phố. Thời tiết có phần khó chịu nhưng không vì thế mà nhiệt huyết của nhóm Truyền thông chúng tôi giảm sút đâu nhé.

Tôi đã sẵn sàng quay trở lại với số thứ 2 của chuyên mục giới thiệu những nguyên tắc làm việc cơ bản của người Nhật rồi đây! Không chần chừ lâu hơn nữa, trong kỳ này tôi sẽ giới thiệu đến các bạn một quy tắc mà tôi nghĩ rằng nó khá thân thuộc: Quy tắc PDCA.

Những kiến thức cơ bản về PDCA

PDCA là gì?

PDCA hay Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Action hay dịch ra tiếng Việt là Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Người Nhật thường gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Tham khảo từ Wikipedia

Các giai đoạn của Vòng tròn PDCA diễn ra liên tục

PLAN – Lập kế hoạch

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định kế hoạch chính xác, đầy đủ, chi tiết sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực, thời gian thực hiện và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Điều này sẽ tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn tất cả các nguồn lực sẵn có góp phần giảm chi phí quản lý chất lượng, giảm thời gian điều chỉnh khi có những thay đổi so với yêu cầu ban đầu hay khi phát sinh những sự cố không lường trước.

DO – Thực hiện

Đây là giai đoạn thực hiện những nội dung trong kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này sẽ thực hiện công việc thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và chất lượng đúng với kế hoạch đã đặt ra.

CHECK – Kiểm tra

Kiểm tra được thực hiện nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm theo sát các mục tiêu ban đầu.

Quá trình kiểm tra bao gồm các bước thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm. Đây là giai đoạn theo dõi, phát hiện, thu thập, và đánh giá những điểm chưa đạt yêu cầu của sản phẩm. Mục đích của các bước này là để phát hiện nguyên nhân gây lỗi và ngăn chặn chúng kịp thời.

ACTION – Điều chỉnh

Ở giai đoạn điều chỉnh sẽ thực hiện sửa chữa lỗi được phát hiện trước đó và tìm cách khắc phục những thiếu sót trong toàn bộ quá trình từ bước đầu tiên đến bước hiện tại.

Sau khi khắc phục và nhìn nhận lại toàn bộ tiến trình này, doanh nghiệp có thể tiến hành lặp lại vòng tròn nếu chu trình hoạt động không hiệu quả và sản phẩm đạt được không đáp ứng kỳ vọng. Nếu chu trình thành công và sản phẩm tốt nhất đã được ra lò, doanh nghiệp có thể tiến hành chuẩn hóa các bước làm, cải tiến để áp dụng cho nhiều công việc hoặc dự án mới trong tương lai.

Tôi đã áp dụng PDCA vào trong công việc như thế nào?

Nếu bạn vẫn cảm thấy mông lung với khái niệm PDCA thì hy vọng trải nghiệm thực tế bên dưới của tôi sẽ giúp bạn phần nào sáng tỏ hơn nhé.

Như ở blog trước tôi đề cập rằng gần đây số thành viên trong nhóm Comtor của tôi đã tăng lên. Vì vậy đây là cơ hội rất tốt cho việc thực hiện PDCA để thử nghiệm nhiều phương pháp làm việc và từ đó đưa ra cải tiến chất lượng và tốc độ dịch. Khi được giao task dịch, chúng tôi đã thực hiện theo các bước ứng với từng mắt xích của PDCA như sau.

PLAN

Tại GCode chúng tôi được giao task trên các phần mềm quản lý dự án như Backlog hay Redmine. Tại nội dung mỗi task thể hiện một số thông tin quan trọng nhất cho việc lên kế hoạch như: Người thực hiện, deadline và nội dung tài liệu. Sau khi xem xét về số lượng tài liệu, độ khó và thời gian giao hàng, chúng tôi sẽ lên kế hoạch để phân chia bản dịch, lên thời hạn hoàn thành riêng cho từng thành viên.

Không chỉ vậy, chúng tôi còn đưa ra một số quy định cho việc dịch như thống nhất về bố cục trình bày, dịch trên đâu (google sheet hay 1 số app khác) để tiết kiệm thời gian và giúp người đọc dễ dàng tiếp cận bản dịch hơn. Nếu có thể xem qua nội dung chính chúng tôi sẽ thống nhất một vài từ chuyên ngành ngay ở bước này.

DO

Sau khi lên kế hoạch cụ thể sẽ chuyển sang bước hành động. Chúng tôi bắt tay vào công việc, vận dụng hết những tài nguyên từ kinh nghiệm hiểu biết bản thân và internet để chuyển đổi ngôn ngữ. Điều quan trọng là bám sát kế hoạch đã đặt ra và đảm bảo thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra, ở đây chúng tôi cũng áp dụng quy tắc Horenso để thường xuyên xác nhận tình hình và tiến độ của các thành viên trong nhóm.

CHECK

Sau khi hoàn thiện xong, các thành viên sẽ tự check lại bản dịch của bản thân từ đầu đến cuối xem có lỗi đánh máy, lỗi trình bày, chính tả, diễn đạt, hoặc từ vựng ngữ pháp gì hay không. Sau đó chúng tôi sẽ thực hiện check chéo cho nhau và đưa ý kiến để hoàn thiện độ chính xác của bản dịch.

Nếu đây là bản dịch gấp và cần truyền đạt với độ chính xác cao nhất, nó sẽ được check lại bởi những thành viên gạo cội bên team Nhật để sớm phát hiện ra sai sót và phòng ngừa việc lặp lại nó trong tương lai.

ACTION

Sau khi check chéo và ghi lại lỗi sai từ đầu đến cuối bản dịch, nếu bản dịch có quá nhiều lỗi hoặc có khả năng không thể hoàn thành trong thời gian đề ra ban đầu vì một vài lý do, chúng tôi sẽ phải xem xét thực hiện lại từ đầu chu trình, điều chỉnh kế hoạch, hành động, kiểm tra và sửa chữa những lỗi sai. Sau khi áp dụng lại chu trình và cho ra bản dịch hoàn chỉnh, chúng tôi sẽ giao hàng.

Trước đó, chúng tôi cũng ghi lại xem việc dịch và check chéo có mất quá nhiều thời gian hay không, chúng tôi đã làm không tốt ở những điểm nào để rút kinh nghiệm và đưa ra phương pháp dịch mới hiệu quả hơn sau này.

Chúng tôi đã thu được ích lợi gì từ PDCA

Từ việc vận dụng PDCA như trên, công việc dịch của tôi thu được nhiều thành quả đáng kể như: chất lượng bản dịch đã được nâng cao, nhờ hệ thống hóa những công việc cần làm nên nếu có sự cố phát sinh cũng có thể dễ dàng ứng phó và điều chỉnh kế hoạch hành động, điều đáng nói nhất là tìm được lỗi để phòng tránh cũng như cải tiến phương pháp dịch sau này.

Để lý thuyết hóa cho tác dụng của PDCA đến nhiều khía cạnh trong công việc và lĩnh vực kinh doanh khác nhau, tôi xin tổng kết lại trong một vài ý như dưới đây.

• Kích thích sự cải tiến liên tục của sản phẩm, con người và quy trình.
• Cho phép nhóm/tổ chức thử nghiệm các giải pháp khả thi ở quy mô nhỏ và trong môi trường được kiểm soát.
• Ngăn chặn sự tái diễn những sai sót quá trình làm việc.
• Có vai trò to lớn trong việc quản lý chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm làm ra.
• Nâng cao hiệu suất làm việc bởi ngay từ bước đầu đã hoạch định kế hoạch rõ ràng, phân công đến nguồn lực và đưa ra thời hạn hoàn thành cụ thể.

Trên đây là những chia sẻ của tôi về chu trình PDCA. Có thể nhận thấy rằng PDCA vô cùng hiệu quả khi chúng ta muốn tìm ra phương pháp làm việc mới để cải tiến công việc.

Trong một thế giới vận hành không ngừng nghỉ như hiện nay, việc doanh nghiệp chỉ áp dụng một phương pháp hoặc công cụ cũ đã trở nên lạc hậu và lỗi thời! Bởi vì điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu mà nghiêm trọng hơn nữa là làm trì trệ tư duy của con người – ở đây chính là nguồn lực, là những nhân viên đang duy trì bánh xe vận hành của toàn bộ doanh nghiệp.

Tại GCode chúng tôi luôn đề cao việc đào tạo con người, từ nhân cách đến cả chuyên môn. Vì vậy những quy tắc như PDCA luôn được chào đón nồng nhiệt để chúng tôi cùng nhau đưa ra những giải pháp mới trong công việc, để mỗi ngày hoàn thiện bản thân và công việc được giao ở một tầm cao hơn trước.

Làm, tìm hiểu và thử nghiệm nhiều phương pháp mới, chu trình này lặp lại liên tục không ngừng chính là điều mà GCode luôn hướng tới để đem lại giá trị cho nhân viên, giá trị cho khách hàng.

Tôi đọc được một câu nói rất hay của Abraham Lincoln và vô cùng đồng tình với câu nói này: “Hãy cho tôi 6 tiếng để đốn hạ một cái cây, tôi sẽ dành 4 tiếng đầu tiên để mài rìu”. Tôi nghĩ thành quả công việc có được hay không là nhờ một phần rất lớn vào việc bản thân có sự chuẩn bị và dành thời gian bao nhiêu để mài giũa phương tiện, công cụ làm việc.

Cụ thể phương tiện tôi muốn nhấn mạnh ở đây chính là những kiến thức mới. Vì thế tôi hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ bỏ túi được một vài điều ý nghĩa mà bạn cảm thấy phù hợp với bản thân. Tôi tin rằng ở tôi và bạn đều có chung một lý tưởng muốn phát triển bản thân hơn nữa trong tương lai.

Sự ủng hộ của các bạn sẽ tiếp thêm sức mạnh để tôi tìm hiểu và viết thêm nhiều bài viết chứa đựng những kiến thức “nho nhỏ” mà lại có ý nghĩa “to to” như thế này trong tương lai. Xin cảm ơn và hẹn gặp lại trong một ngày gần nhất!

Công ty TNHH Giải pháp công nghệ GCode
Địa chỉ: số 45 ngõ 196 Hồ Tùng Mậu, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
SDT: +84-914-999-668 (08:00 – 17:00)
Email: info@gcode.jp
Facebook: GCode Solutions Co.,LTD
Linkedin: GCode Solutions Co.,LTD